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촬영
영수증을 한 장씩 촬영합니다. 여러 장을 이어서 찍어도 순서대로 업로드되며, 흐릿한 사진은 인식 단계에서 다시 촬영 안내가 표시됩니다.
사람이 하는 일
촬영
법인카드 · 경비정산
카드 내역과 영수증을 자동으로 맞추기
법인카드 승인 내역과 촬영한 영수증을 금액과 승인 시각으로 짝지어 드립니다. 결제가 일어난 순서대로 정리되므로 월말에 몰아서 입력할 일이 줄어듭니다.
촬영에서 장부 반영까지, 결제 한 건의 여정
정산을 자동화하는 방법은 결제 한 건이 어떤 순서로 장부에 도착하는지 이해하는 것에서 시작합니다. 아래 다섯 단계는 카드 승인 내역 하나가 회계 도구의 지출 항목이 되기까지 실제로 거치는 순서이며, 사람이 개입하는 지점도 함께 표시했습니다.
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필드 추출
사업자등록번호, 거래일시, 합계금액, 부가세, 승인번호를 한 줄씩 읽어 옵니다. 사람이 값을 다시 입력하지 않아도 되는 이유가 이 단계에 있습니다.
사람이 하는 일
없음
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사업자등록번호·부가세 검증
사업자등록번호 형식과 부가세 계산이 맞는지 확인합니다. 합계금액과 부가세가 어긋나면 검증 표시가 붙고, 담당자가 원본을 확인하도록 남겨둡니다.
사람이 하는 일
예외만 검토
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법인카드 매칭
카드 승인 내역의 금액과 시각을 기준으로 영수증과 짝을 짓습니다. 짝이 맞으면 카드 지출로 등록되고, 맞지 않으면 아래 두 목록으로 옮겨집니다.
사람이 하는 일
예외만 검토
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회계반영
매입전표를 만들고 회계 도구로 넘깁니다. 반영이 끝난 건은 목록에서 정리되어 이후 정산 때 다시 등장하지 않습니다.
사람이 하는 일
확인만
짝짓기의 기준
짝짓기의 기준은 금액과 시각
카드 승인 내역에는 금액과 승인 시각이 남습니다. 영수증에도 같은 정보가 있습니다. Opptivaro는 두 값을 기준으로 짝을 짓습니다. 금액이 정확히 일치하고 승인 시각이 몇 분 안쪽이면 자동으로 연결됩니다.
필드
읽어 오는 값
확인 방법
거래일시
승인 시각과 ±몇 분
자동
사업자등록번호
10자리 형식 확인
자동
부가세
합계금액 대비 계산
검토
합계금액
정확히 일치
자동
품목
적요 후보로 추출
참고
승인번호
카드사 승인번호 대조
자동
예외 1 · 할부
할부로 나뉜 결제는 한 번에 청구된 금액과 영수증 금액이 다릅니다. 이 경우 금액 규칙이 맞지 않으므로 담당자 확인 목록으로 옮겨집니다.
예외 2 · 부분 취소
부분 취소가 있으면 승인 금액과 최종 청구 금액이 어긋납니다. 취소 내역과 함께 확인하도록 표시가 붙습니다.
예외 3 · 해외 결제
해외 결제는 승인 시각이 현지 시각으로 기록되어 몇 시간 차이가 생깁니다. 시각 허용 범위를 넘으면 자동 연결에서 빠집니다.
매칭 결과 두 갈래
자동 매칭이 되면 바로 지출로 등록
짝이 맞은 건은 사람 손을 거치지 않고 카드 지출로 등록됩니다. 등록과 동시에 매입전표 생성 단계로 넘어가고, 회계 도구에 반영됩니다. 예전에는 영수증을 모아 두었다가 월말에 한 번에 입력했다면, 이제는 결제가 일어난 순서대로 정리가 됩니다.
자동 연결 완료
지출 등록
카드 승인
오전 09:14 · 128,400원
영수증
오전 09:12 · 128,400원
시각 차이 2분 · 금액 일치 · 매입전표 생성 대기 중
카드 승인
오후 12:47 · 42,000원
영수증
오후 12:49 · 42,000원
시각 차이 2분 · 금액 일치 · 매입전표 생성 대기 중
카드 승인
오후 03:05 · 89,900원
영수증
오후 03:04 · 89,900원
시각 차이 1분 · 금액 일치 · 매입전표 생성 대기 중
세 건 모두 시각 차이가 몇 분 안쪽이고 금액이 정확히 일치해 자동으로 연결되었습니다. 사람이 확인할 필요 없이 카드 지출로 등록됩니다.
반영 위치
매칭된 건은 어디로 들어가는가
등록된 지출은 매입전표로 만들어져 회계 도구까지 이어집니다. 팀이 실제로 쓰는 곳이 어디인지에 따라 반영 위치가 달라집니다.
카드 매칭으로 등록된 지출 · 매입전표 생성 완료
QuickBooks Online · 스프레드시트 · 자체 DB
예외 처리 두 목록
영수증 없는 결제, 결제 없는 영수증
자동 매칭이 걸러내지 못하는 경우는 두 가지입니다. 카드 내역은 있는데 영수증이 없는 건, 영수증은 있는데 카드 내역이 없는 건입니다. 이 두 목록이 정산의 사각지대를 없애 줍니다.
누락 점검 목록
카드 내역은 남았지만 영수증이 올라오지 않은 건입니다. 담당자는 목록에서 영수증을 요청하고, 요청한 사실이 기록으로 남습니다.
- 영수증 요청 발송담당자
- 재촬영 안내담당자
- 현금 결제 분류담당자
중복 확인 목록
같은 영수증이 두 번 올라오거나, 카드 내역과 수동 입력이 겹치는 경우가 있습니다. 사업자등록번호, 거래일시, 합계금액 조합으로 이미 등록된 건인지 확인합니다.
- 세 값이 모두 같은 영수증 재업로드자동 표시
- 카드 내역과 수동 입력 중복자동 표시
- 경리 담당자의 최종 검토담당자
승인과 정책 검사
금액 한도
팀이 정한 금액을 넘는 건에 표시가 붙습니다.
사용 가능 업종
미리 정한 업종 외 결제는 확인 대상으로 분류됩니다.
결제 시간대
정해 둔 시간 밖의 결제에 표시가 붙습니다.
정책 검사는 자동 매칭 다음 단계에 놓이므로 짝이 맞은 건에만 적용됩니다. 승인 절차와 묶어서 운영하는 팀도 있습니다.
담당자에게 남는 일
정산 담당자가 실제로 하는 일
남는 작업
빈도
표시된 예외 건을 확인
예외 발생 시
누락 목록의 영수증 요청
요청 목록 확인
중복 표시가 붙은 건 검토
중복 감지 시
나머지 건은 이미 지출로 등록되어 있습니다. 월말에 영수증 더미를 앞에 두고 씨름하던 시간이 이 세 가지 작업으로 바뀝니다.
도입 준비
도입 전에 정리해 둘 것
카드 매칭을 제대로 쓰려면 카드 내역을 불러올 권한이 필요합니다. 또 사내 지출 정책을 미리 문서로 정리해 두면 정책 검사 설정이 쉬워집니다. 영수증 촬영 습관도 함께 손보는 게 좋습니다. 매칭 자체는 자동이지만, 입력되는 영수증의 품질은 여전히 사람이 결정합니다.
- 카드사 또는 법인카드 관리 시스템의 내역 조회 권한 준비
- 금액 한도·사용 가능 업종·결제 시간대를 적은 정책 문서 준비
- 영수증 촬영 담당자와 촬영 시점 규칙 준비
- 연동할 회계 도구와 계정과목 매핑 규칙 준비
카드 매칭과 정책 검사가 우리 팀에 맞는지 확인해 보세요
현재 쓰는 회계 도구, 카드 종류, 팀 규모를 알려 주시면 어떤 방식으로 연결되는지 정리해 드립니다. 도입 상담은 평일 09:00–18:00에 응대합니다.